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Un mot à propos du respect de la vie privée
Nous respectons votre vie privée. Non seulement le respect de votre vie privée est important à nos yeux, mais en plus nous voulons la protéger. Les renseignements personnels que vous partagez avec nous demeurent notre propriété. Conformément aux lois, nous pouvons cependant fournir ou recueillir des données à votre sujet auprès des institutions avec lesquelles vous nous avez autorisés à communiquer. Celles-ci comprennent les institutions financières avec lesquelles vous nous avez demandé de faire affaire, ainsi que des fournisseurs de services spécialisés, tels que les imprimeurs chargés de produire nos relevés de compte. Tous ces fournisseurs doivent répondre à nos normes de sélection en matière de respect de la vie privée. Nous vous fournissons ce livret afin de vous informer; il est de votre intérêt d’en prendre connaissance. Certes, la portée juridique de cette politique reflète à la fois l’importance de son contenu et sa conformité avec la législation fédérale, provinciale et territoriale.
Après avoir lu ce document, si vous désirez de plus amples renseignements au sujet de la Politique de confidentialité, communiquez avec l’un de nos conseillers en Fonds d’investissement au 1-877-464-5678.
Vous pouvez également communiquer avec notre Bureau de la protection des renseignements personnels par la poste : 3389 av. Steeles Est, Toronto (Ontario) M2H 0A1
Fonds d’investissement Tangerine Limitée (FITL) a à cœur de préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses clients actuels et éventuels (« vous » ou « vos » renseignements personnels). La Politique de confidentialité de Fonds d’investissement Tangerine témoigne de cette volonté.
Cette Politique est établie d’après la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Il décrit la façon dont FITL souscrit aux principes de la LPRPDE et des codes types de l’ABC et de la CSA. Une copie de la LPRPDE est disponible à l’adresse priv.gc.ca. Il est possible d’obtenir un exemplaire des codes types de l’ABC et de la CSA en communiquant avec l’Association des banquiers canadiens au 1-800-263-0231.
Portée de la présente Politique de confidentialité
La présente Politique de confidentialité décrit les principes auxquels souscrit FITL pour protéger la confidentialité des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle.
Afin de nous assurer que cette Politique est tenue à jour, nous la modifierons, si nécessaire. La notification des changements à la Politique pourrait être distribuée par courriel, par relevés de compte de FITL, par des lettres. Elle pourrait être affichée sur le site Web de FITL, par le biais de votre babillard en ligne ou par toute autre méthode électronique utilisée par FITL pour communiquer avec vous.
Définition des termes utilisés dans la présente Politique de confidentialité
Conseiller en Fonds d’investissement
Tout représentant du service à la clientèle de FITL auquel le public est invité à adresser ses questions et doléances au sujet d’un produit ou service dans un premier temps. Il est possible de joindre un conseiller de FITL en téléphonant au 1-877-464-5678 ou en envoyant un courriel à : fondsdinvestissement@tangerine.ca.
Marketing direct
Promotions ciblant des personnes qui, compte tenu des renseignements personnels détenus à leur sujet, sont susceptibles de s’intéresser à un produit donné. Ceci englobe les envois postaux et les activités de télémarketing, mais exclut les relevés, les encarts joints aux relevés, les conseillers en Fonds d’investissement ou dans le cadre de la gestion des services financiers sur mesure.
Renseignements personnels
Renseignements sur une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre et de l’adresse ou, pour un employé, du numéro de téléphone au travail.
Bureau de la protection des renseignements personnels
Le département de FITL qui a la responsabilité de protéger les renseignements personnels. Il est possible de joindre le Bureau mondial de la protection des renseignements personnels par la poste à l’adresse suivante :
Bureau mondial de la protection des renseignements personnels
Fonds d’investissement Tangerine Limitée
3389 av. Steeles Est
Toronto (Ontario) M2H 0A1
Les principes régissant la confidentialité sont interdépendants et doivent être lus en se référant au commentaire qui s’y rattache.
FITL est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris des renseignements personnels transmis à un tiers, à des fins de traitement. FITL a établi des politiques et des procédures visant à assurer la conformité à la présente Politique. Elle a également désigné des personnes responsables de son application.
1.1 La responsabilité de protection des renseignements personnels incombe ultimement à la haute direction de FITL. Toutefois, la haute direction a délégué la gestion quotidienne des procédures reliées à la protection des renseignements personnels à une ou plusieurs personnes.
1.2 Le responsable de la protection des renseignements personnels de FITL a la charge de protéger l’ensemble des renseignements personnels et d’assurer la conformité de FITL à la présente Politique. En outre, les conseillers en Fonds d’investissement de FITL peuvent répondre à la plupart des demandes de renseignements concernant la protection des renseignements personnels.
1.3 FITL autorisera les employés des départements suivants de sa société mère, la Banque Tangerine, à avoir accès aux renseignements personnels sous le contrôle de FITL:
1.4. FITL est également responsable des renseignements personnels transmis à des tiers à des fins de traitement. Les politiques de FITL en matière de confidentialité transmis à des tiers sont exposées aux paragraphes 7.4 et 7.5 de la présente Politique.
1.5. Pour assurer l’application des principes exposés dans de la présente Politique, FITL :
FITL assure également le respect de la présente Politique par des vérifications périodiques et d’autres procédures de surveillance et de conformité. La haute direction rend compte à un comité de son conseil d’administration de toute question touchant la conformité à la présente Politique.
Avant ou au moment d’obtenir le consentement d’une personne pour la collecte de renseignements personnels la concernant, FITL l’informera des fins auxquelles ceux-ci seront utilisés.
2.1. Exception faite des cas décrits ci-dessous, FITL expliquera à la personne qui présente une demande de produit ou service, les raisons pour lesquelles FITL demande des renseignements personnels la concernant. Si FITL prévoit utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, elle demandera le consentement de la personne visée avant d’en faire un tel usage. FITL informera toute personne de son droit de refuser le consentement qu’elle demande. Dans certains cas, FITL n’expliquera pas l’utilisation qu’elle entend faire de ces renseignements, ni n’obtiendra le consentement de la personne. (Voir à ce sujet les paragraphes 3.4 et 5.1.)
2.2. FITL expliquera clairement, verbalement ou par voie de communiqué, l’utilisation qu’elle entend faire des renseignements personnels recueillis.
2.3. Les individus peuvent contester les motifs pour lesquels FITL rassemble des renseignements personnels en téléphonant, en visitant le site de FITL ou en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels.
2.4. À moins que la personne visée ait été informée autrement, avant ou lors de la collecte de renseignements (pouvant inclure des renseignements au sujet du dossier de crédit, de l’emploi ou autre renseignement financier s’y rattachant), FITL recueillera des renseignements personnels aux fins suivantes
2.5. FITL prendra soin d’expliquer tous les usages, y compris ceux qu’on ne saurait soupçonner. Si les raisons pour lesquelles on demande le nom et l’adresse de la personne sont bien évidentes, il n’en va pas forcément de même pour l’utilisation et la divulgation des autres renseignements personnels. FITL peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels pour tout motif figurant ci-après :
2.6. L’analyse de vos renseignements personnels pourrait faire appel à des prises de décision automatisées. Il s’agit de traiter vos renseignements personnels à l’aide de logiciels qui peuvent évaluer votre situation personnelle, ainsi que les facteurs pouvant influencer celle-ci. Nous pourrions faire appel à de telles méthodes pour prendre des décisions à votre égard, notamment afin de vérifier votre crédit, confirmer votre identité et votre adresse, faire le suivi de votre compte pour prévenir la fraude ou des crimes financiers, ou pour d’autres motifs qui vous seront présentés, le cas échéant. Nous pourrions recourir à des processus décisionnels automatisés pour vous fournir un produit particulier (par exemple, pour établir les types de services qui vous conviennent), pour prévenir la fraude ou les crimes financiers, ou pour nous assurer d’offrir un service équitable à nos clients.
FITL demandera le consentement de la personne avant ou au moment de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à son sujet. Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels concernant une personne peut être explicite, implicite ou fourni par l’entremise d’un représentant autorisé.
FITL recueillera, utilisera ou divulguera des renseignements personnels sans le consentement de la personne conformément aux dispositions permises par la loi.
Sous réserve de certaines restrictions légales et contractuelles et d’un avis préalable raisonnable, une personne peut refuser son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels la concernant, ou le révoquer en tout temps.
3.1. FITL obtiendra le consentement de la personne avant ou lors de la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. C’est généralement lors de la collecte de renseignements personnels que FITL demande le consentement pour les utiliser ou les divulguer. Après la collecte de renseignements personnels, il peut arriver que FITL soit confrontée à de nouvelles façons de faire exigeant leur utilisation. FITL demandera alors le consentement de la personne pour ainsi les utiliser et les divulguer.
3.2. Avant d’obtenir un consentement, FITL expliquera à la personne concernée, dans un langage clair et simple, la façon dont elle entend utiliser ou divulguer les renseignements personnels.
3.3. La personne peut donner son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels qui la concernent de façon explicite, implicite ou par l’entremise d’un représentant autorisé de celle-ci.
3.4. FITL peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu d’une personne, sans que celle-ci y consente conformément aux dispositions permises par la loi :
3.5. Sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, une personne peut refuser de donner son consentement ou le retirer en tout temps.
FITL réunit les renseignements personnels aux seules fins précisées et dans la mesure permise par la loi. FITL recourra à des procédures équitables et légales pour recueillir les renseignements personnels.
4.1. FITL ne recueillera que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins documentées par FITL, telles que présentées au client.
4.2. FITL recueillera principalement les renseignements personnels auprès de la personne concernée. Sauf en cas d’exception prévue par la loi, FITL recueillera les renseignements personnels auprès de sources externes uniquement si la personne y a consenti.
4.3. Lorsque vous remplissez des formulaires et des demandes en ligne ou au moyen de notre appli bancaire mobile, vos réponses sont automatiquement enregistrées pendant 30 jours au maximum (version provisoire). Dans la mesure du possible, si vous ne parvenez pas à remplir un formulaire ou si vous devez changer d’appareil, vous n’aurez pas à recommencer la procédure la prochaine fois que vous ouvrirez le formulaire. Toutefois, après cette période, les renseignements que vous avez saisis seront supprimés.
FITL utilisera ou divulguera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce qu’ils soient utilisés ou divulgués à d’autres fins.
Dans certaines circonstances exceptionnelles, FITL peut avoir l’obligation légale ou le droit de divulguer des renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement.
FITL conservera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins énoncées.
5.1. FITL peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne lorsque la loi l’exige ou le permet. Par exemple, des renseignements peuvent être divulgués dans le cadre :
5.2. Dans les circonstances décrites au paragraphe 5.1, FITL protégera les intérêts de ses clients en s’assurant que :
FITL peut aviser la personne de la réception d’une ordonnance ou d’une demande, si cela n’est pas interdit par la loi. FITL peut informer ladite personne par téléphone ou par courrier expédié à son adresse habituelle.
5.3. Si FITL désire utiliser les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle dans le but de commercialiser des produits et services auprès de cette personne, directement ou par l’entremise de ses filiales et sociétés affiliées, elle devra d’abord obtenir le consentement de la personne avant d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels à cette fin.
5.4. Lorsqu’une personne présente une demande de produit ou service en fournissant des renseignements personnels, FITL l’avisera que ces renseignements pourront éventuellement être utilisés par elle, pour commercialiser d’autres produits ou services.
5.5. FITL ne recueillera des renseignements médicaux qu’à des fins bien précises. Elle ne les divulguera pas à ses filiales et sociétés affiliées, et vice-versa.
5.6. Si FITL s’appuie sur des renseignements personnels pour prendre une décision à l’égard d’une personne, ces renseignements personnels lui seront disponibles. FITL les conservera suffisamment longtemps pour que le client puisse y avoir accès après que la décision ait été rendue.
5.7. FITL détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n’a plus besoin pour les fins précisées ou pour se conformer aux exigences de la loi.
FITL veillera à ce que les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle soient exacts, complets, à jour et pertinents, compte tenu des plus récents renseignements mis à sa disposition.
La personne peut contester l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements personnels et les faire modifier s’il y a lieu.
6.1. FITL fera des efforts raisonnables pour réduire au minimum le risque de fonder une décision à l’égard d’une personne sur des renseignements personnels inexacts, incomplets ou qui ne sont plus à jour.
6.2. FITL mettra les renseignements personnels à jour uniquement si les fins pour lesquelles ils ont été recueillis le justifient.
6.3. FITL fera des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle demeurent exacts et à jour si ceux-ci sont utilisés de façon continue, à moins que des limites en matière d’exactitude n’aient été clairement établies par FITL.
6.4. FITL compte également sur la vigilance de la personne pour s’assurer que certains renseignements personnels à son sujet sont exacts, complets et à jour. Si une personne avise FITL que des renseignements personnels à son sujet sont erronés, incomplets, ne sont plus à jour ou ne sont plus pertinents, FITL les révisera ou les supprimera. Au besoin, FITL divulguera les renseignements personnels révisés aux tiers à qui elle a transmis des renseignements qui sont erronés ou qui ne sont plus à jour afin que ceux-ci puissent actualiser leurs dossiers.
6.5. Si FITL refuse de procéder à la révision des renseignements personnels comme demandé, la personne pourra en contester la décision. FITL consignera ce grief et le communiquera, au besoin, à tout tiers qui aura reçu lesdits renseignements personnels de FITL.
FITL protégera les renseignements personnels en recourant à des mesures de sécurité qui reflètent le degré de confidentialité de ces renseignements.
7.1. FITL protégera les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée.
7.2. Les mesures de sécurité auxquelles FITL aura recours pour protéger les renseignements personnels dépendront du degré de confidentialité, de la quantité, de l’étendue de diffusion, du mode de présentation et du mode de stockage des renseignements personnels. FITL conserve la plupart des données sur support électronique. Les récents registres sur papier renfermant des renseignements personnels sont placés dans des dossiers conservés sur place à son siège social de Toronto, tandis que les anciens dossiers contenant des renseignements personnels sont conservés sur un site de stockage extérieur. FITL accordera le plus haut niveau de protection aux renseignements personnels dont le niveau de confidentialité est le plus élevé.
7.3. Pour protéger les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, FITL appliquera des mesures de sécurité, dont :
7.4. FITL peut transmettre des renseignements personnels à des tiers aux fins de traitement, recherche sur le marché, le traitement des données, agents de service et toute autre fourniture de produits et services. FITL exigera du tiers qu’elle protège tous les renseignements personnels conformément aux pratiques et politiques de FITL ou aux dispositions pertinentes de la loi. Lorsque FITL fait affaire avec des intermédiaires, elle ne leur transmet que les renseignements nécessaires à la prestation des services décrits au contrat. Il est strictement interdit à un tiers de conserver des données transmises, de les analyser ou d’utiliser à d’autres fins les renseignements personnels transférés par FITL. Toute partie est tenue de protéger les renseignements personnels de manière conforme aux politiques et pratiques établies par FITL.
7.5. Au moment de détruire des renseignements personnels ou de s’en départir, FITL prendra les précautions nécessaires pour éviter tout accès non autorisé à ceux-ci.
FITL sera accueillante envers les demandes de renseignements sur sa procédure d’accès à des renseignements personnels. Les personnes habilitées pourront obtenir des renseignements sur ces procédures dans la présente Politique en communiquant avec l’un des conseillers en Fonds d’investissement de FITL ou en présentant une demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. L’information sera présentée de manière à en faciliter la compréhension.
8.1. Le Politique de confidentialité de FITL sera mis à la disposition du grand public.
8.2. Les renseignements concernant la présente Politique seront fournis dans une forme facile à comprendre.
8.3. FITL peut communiquer l’information au sujet de ses procédures de diverses façons, selon la nature des services qu’utilisent les personnes et la confidentialité des renseignements personnels.
8.4. Politiques et procédures concernant les renseignements personnels
a. Cadre de gestion du risque d’atteinte à la vie privée – Il présente une vue d’ensemble des principaux éléments de gouvernance liés à la surveillance et à la gestion du risque d’atteinte à la vie privée. Il sous-tend les éléments importants des activités connexes et constitue un document source que doivent respecter les politiques et procédures relatives au risque d’atteinte à la vie privée.
b. Politique de gestion du risque d’atteinte à la vie privée – Elle décrit les politiques et les principes généraux de gestion du risque d’atteinte à la vie privée. Elle fait partie intégrante des efforts déployés pour gérer et atténuer efficacement le risque d’atteinte à la vie privée.
c. Matrice des rôles et des responsabilités du Programme de gestion du risque d’atteinte à la vie privée – Cet outil permet de déterminer les rôles et les responsabilités associés à chaque tâche.
d. Procédures d’accès aux renseignements personnels – Elles décrivent le cadre de traitement des demandes d’accès et des demandes de modification des renseignements personnels, conformément aux lois applicables. Elles font partie du Programme de gestion du risque d’atteinte à la vie privée.
e. Procédures de gouvernance de l’outil de gestion des problèmes relatifs à la vie privée – Un outil de gestion des problèmes relatifs à la vie privée est un système utilisé pour faire le suivi des incidents liés à la vie privée dans un endroit centralisé et pour communiquer ces données au personnel concerné. Les procédures de gouvernance décrivent la structure et le processus de prise de décision, de responsabilisation et de contrôle concernant les incidents liés à la vie privée qui sont suivis par l’outil.
f. Lignes directrices sur l’utilisation de RPIP (renseignements permettant d’identifier une personne) dans les initiatives numériques – Elles offrent un aperçu des questions relatives à la vie privée à prendre en considération lors de la conception de projets numériques comprenant des renseignements permettant d’identifier une personne. Elles aident les employés à différencier les utilisations de RPIP autorisées et interdites.
g. Procédures de gestion des incidents relatifs à la vie privée et des atteintes à la vie privée – Elles décrivent la manière de gérer les risques d’atteinte à la vie privée qui ont des répercussions sur la Banque et sur ses clients, ses employés ou d’autres personnes.
h. Procédures d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – Elles décrivent les processus à suivre afin d’effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Elles font partie du Programme de gestion du risque d’atteinte à la vie privée de la Banque.
i. Politique sur la protection de la vie privée des employés – Elle définit la manière dont la Banque recueille, utilise, communique et gère les renseignements personnels des employés dans le cadre de l’administration de la relation d’emploi.
j. Politique de gestion des dossiers – Elle a pour objet d’établir des principes généraux à l’échelle de la Banque afin de faciliter la création, la récupération, l’utilisation, la mise à jour, la conservation et la disposition des dossiers d’une manière qui correspond aux priorités de Tangerine et aux exigences réglementaires et juridiques.
Lorsqu’une personne en fait la demande, FITL lui fera part des renseignements personnels la concernant qui sont en sa possession ou sous son contrôle, de l’usage qu’elle en fait et des tiers à qui elle les divulgue.
Lorsqu’une personne en fait la demande, FITL lui donnera accès aux renseignements personnels la concernant et qui sont en sa possession ou sous son contrôle. Toutefois, il pourrait arriver exceptionnellement que FITL ne
9.1. Sur demande, une personne a le droit de savoir et accéder à ce que FITL a en sa possession ou sous son contrôle, à son sujet. Elle a le droit d’avoir accès à ces renseignements personnels et de savoir à qui FITL a transmis ces renseignements. La personne peut adresser sa demande par téléphone à un des conseillers en Fonds d’investissement de FITL ou, par écrit, au responsable de la protection des renseignements personnels.
9.2. FITL a mis en place des procédures pour répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels. FITL fera suite aux demandes dans un délai raisonnable. Le requérant devra préciser le type de renseignements personnels que FITL est susceptible d’avoir en sa possession ou sous son contrôle. Dans certains cas, FITL pourrait imposer des frais d’accès aux renseignements. Le cas échéant, elle informera au préalable le requérant des coûts autorisés par la loi.
9.3. FITL indiquera de qui elle a obtenu des renseignements personnels, à qui elle les a transmis, ainsi que le moyen et le moment par lesquelles elle les a divulgués. FITL extraira cette information de ses dossiers et la remettra à la personne sous une forme facile à comprendre en expliquant aussi bien les abréviations que les politiques. FITL fournira l’information au requérant, dans des délais raisonnables.
9.4. Il arrive parfois que FITL ne puisse accorder l’accès aux renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. C’est notamment le cas lorsque :
9.5. Si des renseignements ont été divulgués à des tiers dans le cadre d’activités régulières, FITL ne l’indiquera pas dans le dossier de la personne. Par exemple, lors :
9.6. Si FITL refuse de satisfaire à la demande d’une personne d’avoir accès aux renseignements personnels qui la concernent, FITL lui expliquera les raisons de ce refus. La personne peut contester la décision de FITL.
Une personne peut protester contre tout manquement la présente Politique de la part de FITL. FITL a établi des politiques et des procédures régissant la réception et le traitement des plaintes et des demandes de renseignements, ainsi que la façon d’y répondre
10.1. FITL a établi des politiques et des procédures régissant la réception et le traitement des plaintes et des demandes de renseignements, ainsi que la façon d’y répondre. Les requérants sont priés d’adresser leurs plaintes et leurs questions, par téléphone, à un conseiller en Fonds d’investissement de FITL ou, par la poste, au responsable de la protection des renseignements personnels.
10.2. FITL traitera toutes les plaintes reçues. Si elle juge que la plainte est fondée, FITL tentera d’y remédier. Le cas échéant, FITL pourrait revoir ses politiques et procédures afin d’éviter la répétition du problème identifié.
10.3. Si le requérant n’est pas satisfait de la réponse de FITL, il peut communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada, l’Ombudsman bancaire canadien ou l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels.